Vehicle Trip Logbook Tracker

Analyysin teki Appwesome

Kun työajoja kertyy viikon mittaan useita, ajopäiväkirja jää helposti viimeiseksi asiaksi, jonka muistan täyttää. Vehicle Trip Logbook Tracker on tehty juuri tähän ongelmaan: GPS-seuranta auttaa kokoamaan ajomatkoja talteen, jotta jokaista lähtöä ja määränpäätä ei tarvitse kirjata jälkikäteen muistista. Minusta sen vahvin käyttötapa on säännöllinen, käytännöllinen seuranta — ei satunnainen karttaselailu.

Mihin sovellus sopii arjessa?

Ajattelen tätä ennen kaikkea talous- ja ajopäiväkirjasovelluksena ihmiselle, joka tarvitsee matkansa myöhemmin perusteltavassa muodossa. Esimerkiksi pienyrittäjä voi ajaa aamulla asiakkaalle, poiketa matkalla hakemassa tarvikkeita ja jatkaa iltapäivällä toiselle työmaalle. Kun reitit tallentuvat GPS:n avulla, matkojen käsittely ei jää kokonaan päivän päätteeksi tehtävän muistinvaraisen urakan varaan.

Hyöty ei silti synny pelkästä tallentamisesta. Käytännössä kannattaa erotella työ- ja yksityisajot sekä lisätä työmatkan tarkoitus mahdollisimman pian, kun se on vielä tuoreessa muistissa. Tämä on pieni mutta tärkeä työnkulku: jos odotan kuukauden loppuun, muistan ehkä ajaneeni asiakkaalle, mutta en enää sitä, miksi poikkesin tiettyyn paikkaan tai liittyikö matka työtehtävään.

Sovelluksesta voi olla apua myös henkilölle, joka tekee paljon korvattavia matkoja työntekijänä tai haluaa tarkastella auton käyttöä omassa taloudessaan. Se ei kuitenkaan ratkaise sitä, millainen dokumentaatio juuri sinun työnantajasi tai verotilanteesi edellyttää. Käyttäisin sitä matkojen keräämiseen ja järjestämiseen, mutta tarkistaisin erikseen, että oma kirjanpitotapa vastaa sovellettavia vaatimuksia.

GPS-seuranta vaatii käyttäjältä harkintaa

Automaattinen seuranta vähentää muistamisen tarvetta, mutta GPS ei ole sama asia kuin virheetön ajopäiväkirja. Puhelimen sijainnin tallennus voi käytännössä riippua esimerkiksi siitä, miten laitetta pidetään mukana ja millaiset paikannusasetukset ovat käytössä. Siksi en jättäisi kirjausten tarkistamista kokonaan tekemättä: vilkaisisin ainakin työpäivän jälkeen, että olennainen matka on mukana ja sen luokittelu on järkevä.

Hyvä tapa aloittaa on kokeilla sovellusta muutamana tavallisena päivänä ja verrata tallentuneita matkoja omaan kalenteriin tai muistiinpanoihin. Näin huomaa nopeasti, tarvitseeko omassa arjessa täydentää tarkoituksia käsin tai tarkistaa reittejä. Jos työpäivä sisältää paljon lyhyitä pysähdyksiä, tämä tarkistus on erityisen hyödyllinen, sillä yksittäisen matkan merkitys voi olla tärkeämpi kuin pelkkä kokonaiskilometrimäärä.

GPS:n jatkuva käyttö voi myös vaikuttaa puhelimen akun kestoon. En pitäisi sitä automaattisesti ratkaisevana ongelmana, mutta jos olet pitkään tien päällä ja käytät samaa puhelinta navigointiin, musiikkiin ja puheluihin, akun kulutuksen seuraaminen on järkevää. Tällaisessa työssä kannattaa miettiä latausmahdollisuutta jo ennen kuin ajopäiväkirjasta tulee päivittäinen rutiini.

Kenelle se kannattaa valita — ja kenelle ei?

Vehicle Trip Logbook Tracker sopii parhaiten käyttäjälle, joka haluaa vähentää manuaalista kirjaamista ja pystyy tekemään matkojen tarkistamisesta säännöllisen tavan. FrensAppin sovellus kuuluu taloussovellusten joukkoon, ja sen painopiste on ajettujen matkojen seurannassa. Jos ajat työssä usein ja tarvitset jälkikäteen koottavaa tietoa, GPS-pohjainen lähtökohta voi olla paperivihkoa tai irrallisia muistiinpanoja helpompi.

Jos taas ajat vain harvoin työasioissa, yksinkertainen taulukko tai kalenterimerkintä saattaa olla riittävä. Sovelluksen käyttöönotto ja seurannan ylläpito eivät välttämättä tuo lisäarvoa, jos kirjattavia matkoja on vuodessa vain muutama. Sama pätee käyttäjään, joka ei halua pitää sijaintiseurantaa käytössä tai joka haluaa kirjata kaiken täysin käsin ja hallita jokaisen merkinnän erikseen.

Myös usean auton tai usean kuljettajan arki kannattaa miettiä ennen valintaa. Jos ajopäiväkirjan on tarkoitus palvella koko perhettä tai yrityksen ajoneuvokalustoa, tärkeintä on selvittää käytännössä, miten oma käyttötapa järjestyy: kuka käynnistää seurannan, kuka tarkistaa matkat ja miten tiedot erotetaan toisistaan. En olettaisi, että yhden käyttäjän henkilökohtainen seuranta korvaa automaattisesti yhteisen kaluston hallintajärjestelmän.

Vertailu paperiin, taulukkoon ja auton omiin tietoihin

Paperinen ajopäiväkirja on suoraviivainen eikä tarvitse puhelimen GPS:ää, mutta se edellyttää, että muistan merkitä tiedot jokaisen matkan yhteydessä. Taulukko puolestaan antaa joustavuutta ja voi sopia käyttäjälle, joka haluaa rakentaa oman kirjaustavan. Molemmissa suurin heikkous on sama: jos merkintöjä lykkää, aukot ja arvailu lisääntyvät. GPS-seuranta tarjoaa tähän käytännöllisen vastalääkkeen, kunhan kirjaukset käydään silti läpi.

Auton oma ajotietokone voi näyttää esimerkiksi ajettuja kilometrejä, mutta se ei yksin välttämättä kerro, oliko ajo työajoa, miksi se tehtiin tai miten se pitäisi eritellä. Tässä ajopäiväkirjasovelluksen arvo on nimenomaan matkakohtaisessa järjestämisessä ja raportoinnissa. Jos tarvitset vain kokonaiskilometrit auton huoltoa varten, ajoneuvon omat tiedot voivat olla yksinkertaisempi vaihtoehto; jos tarvitset matkojen tarkoituksia ja ajanjaksoittaista koontia, erillinen loki on hyödyllisempi.

Kannattaa myös pitää raporttia ja virallista hyväksyntää eri asioina. Sovellus voi auttaa kokoamaan aineistoa, mutta se ei itsessään tee jokaisesta kirjauksesta oikeaa tai hyväksyttävää. Oma tarkistus ennen tietojen toimittamista on järkevä etenkin silloin, kun matkoista riippuu korvaus tai vähennys.

Raportointi ja huolellinen kuukausirutiini

Minulle hyödyllisin tapa käyttää ajopäiväkirjaa olisi tehdä lyhyt tarkistus viikoittain sen sijaan, että yrittäisin korjata kaiken vuoden lopussa. Tarkistaisin, että työmatkat on erotettu yksityisajoista ja että tarkoitukset ovat ymmärrettäviä myös myöhemmin luettuna. Kun tiedot ovat kunnossa pitkin matkaa, raportin kokoaminen on luontevampi työvaihe eikä muistipeli.

Sovelluksen raportointia voi käyttää kokonaisuuden hahmottamiseen: paljonko ajoa kertyy valitulla ajanjaksolla ja miten matkat jakautuvat. Raporttien vienti Exceliin tai PDF-muotoon sopii eri tarpeisiin. Taulukko voi olla kätevä jatkokäsittelyyn, kun taas PDF on usein helpompi jakaa sellaisenaan. En kuitenkaan lähettäisi raporttia tarkistamatta sen sisältöä ja sitä, että valittu ajanjakso vastaa omaa tarkoitustani.

Yksi käytännön vinkki on sopia itselleen johdonmukainen tapa nimetä matkan tarkoitus. Lyhyt mutta täsmällinen kuvaus auttaa enemmän kuin epämääräinen merkintä, kuten “työ”. Jos samaan päivään osuu asiakaskäynti ja tarvikkeiden nouto, erilliset selitteet voivat tehdä myöhemmästä tarkistuksesta huomattavasti helpompaa. Tämä ei ole näyttävä ominaisuus, vaan pieni käyttötapa, joka ratkaisee, onko ajoloki myöhemmin oikeasti hyödyllinen.

Hinta, saatavuus ja sovelluksen nykyinen vaihe

Sovellus on ilmainen ladata, ja siihen liittyy sovelluksen sisäisiä ostoja, joiden hinta on 2,09–4,99 euroa, jos laskutus kulkee Playn kautta. Ennen maksullisen toiminnon käyttämistä tarkistaisin sovelluksen omasta näkymästä, mitä ostoon sisältyy ja sopiiko se omaan tarpeeseen. Näin välttää sen, että olettaa kaikkien ominaisuuksien kuuluvan maksuttomaan käyttöön tai ostaa jotakin, jota ei lopulta tarvitse.

Vehicle Trip Logbook Tracker julkaistiin 6.5.2015, ja nykyinen versio on 1.14.9. Sovelluksella on 4,5 tähden keskiarvo noin 2,6 tuhannen arvion perusteella, ja asennuksia on yli 100 tuhatta. Nämä luvut kertovat, että kyse ei ole aivan uudesta kokeilusta, mutta ne eivät yksin kerro, kuinka hyvin se sopii juuri sinun puhelimeesi tai ajotapaasi. Ikäluokitus on PEGI 3, ja vähimmäisvaatimuksena on Android 6.0.

Vanhempi julkaisupäivä ja nykyinen versionumero antavat taustaa sovelluksen kehityskaarelle, mutta niistä ei voi päätellä yksittäisten toimintojen muutoksia tai tulevia suunnitelmia. Käyttäjän kannalta oleellisempaa on tarkistaa, että oma laite pystyy käyttämään sovellusta ja että tämänhetkinen toimintatapa vastaa tarpeita. Jos ajopäiväkirja on tärkeä osa työtä, testaisin ensin tavallisen työviikon ennen kuin nojaisin siihen ainoana arkistona.

Nykyisille käyttäjille päivityksen jälkeen tärkein rutiini on varmistaa, että seuranta ja omat merkintätavat toimivat edelleen odotetusti. Jos vaihdat puhelinta tai järjestät ajotietoja uudelleen, tarkista ennen laitteen tyhjentämistä, miten omat tiedot säilyvät ja miten ne saa tarvittaessa talteen. Sovellus tukee pilvitallennusta, mutta tärkeille kirjanpitotiedoille pitäisin silti hallussani myös käyttökelpoisen raportin tai muun oman kopion.

Mitä kannattaa tarkistaa ennen pitkäaikaista käyttöä?

Ensimmäinen kysymys on, vastaako sovelluksen kirjaustapa omaa raportointitarvettasi. Kokeile, saatko työ- ja yksityisajot eroteltua ymmärrettävästi ja pystytkö lisäämään matkan tarkoituksen niin, että merkintä avautuu myöhemmin selkeänä. Toinen käytännön kysymys on, tuntuuko GPS-seuranta luotettavalta omassa arjessasi: älä arvioi sitä yhden lyhyen ajon perusteella, vaan tarkista muutama erilainen päivä.

Jos haluat jakaa tietoja toiselle henkilölle, kokeile raportin vientiä ja katso, onko tulos vastaanottajalle sopiva. Jos taas huolesi liittyy puhelimen vaihtamiseen, varmista etukäteen, että pystyt säilyttämään itsellesi tarpeelliset tiedot. Nämä kokeilut ovat paljon hyödyllisempiä kuin oletus siitä, että automaattinen seuranta hoitaa samalla myös arkistoinnin ja dokumentoinnin.

Minusta sovellusta kannattaa seurata käytössä ennen kaikkea sen arjen luotettavuuden kautta: tallentuvatko olennaiset matkat, pysyykö niiden luokittelu selkeänä ja löytyykö tieto silloin, kun sitä tarvitsee. Jos tuleva versio muuttaa omaan työnkulkuun vaikuttavia asioita, käyttäjän kannattaa arvioida ne käytännön kokeilun perusteella eikä pelkän versionumeron perusteella. Tämä on erityisen tärkeää, jos ajotietoja käytetään korvausten tai verotukseen liittyvän selvityksen tukena.

Vehicle Trip Logbook Tracker on parhaimmillaan silloin, kun haluat GPS:n avulla vähentää ajomatkojen käsin kirjaamista ja olet valmis tarkistamaan sekä täydentämään merkintöjä säännöllisesti. Se ei poista tarvetta käyttää omaa harkintaa, mutta voi tehdä ajopäiväkirjan ylläpidosta johdonmukaisempaa. Jos ajat harvoin, vältät sijaintiseurantaa tai tarvitset laajaa kalustonhallintaa, paperi, taulukko tai tarkoitukseen rakennettu järjestelmä voi sopia paremmin. Paljon työajoa tekevälle, joka kaipaa koottuja matkatietoja, kokeilisin sitä ensin tavallisella työviikolla ja päättäisin vasta sitten, ansaitseeko se paikan omassa rutiinissa.

Käyttöliittymä ja ominaisuudet

Heti sovelluksen avattuasi huomaat, kuinka intuitiivinen käyttöliittymä on. Kaikki on selkeästi esillä, ja navigointi on yksinkertaista. Sovellus tarjoaa helpon tavan lisätä uusia ajomatkoja ja päivittää vanhoja.

Yksi sovelluksen parhaista ominaisuuksista on sen kyky seurata ajomatkoja automaattisesti GPS:n avulla. Tämä tarkoittaa, että sinun ei tarvitse muistaa kirjata jokaista matkaa manuaalisesti – Vehicle Trip Logbook Tracker hoitaa sen puolestasi. Voit myös lisätä tietoja, kuten matkan tarkoituksen, ja merkitä, oliko kyseessä työ- vai vapaa-ajan matka.

Raportointi ja analytiikka

Sovellus ei pelkästään seuraa ajomatkojasi, vaan se tarjoaa myös kattavat raportit. Voit tarkastella kuinka paljon olet ajanut tiettynä ajanjaksona, mikä on erittäin hyödyllistä esimerkiksi verotukseen liittyvissä asioissa. Raportit voidaan viedä Exceliin tai PDF-muotoon, mikä tekee tietojen jakamisesta helppoa.

Analytiikkaosio antaa sinulle hyvän kokonaiskuvan ajotavoistasi. Näet helposti, mihin aikaa ja polttoainetta kuluu eniten. Tämä tieto voi auttaa sinua optimoimaan reittejäsi ja säästämään kuluissa.

Käyttökokemus ja lisäominaisuudet

Yksi asia, joka tekee tästä sovelluksesta erinomaisen, on sen helppokäyttöisyys. Kaikki tärkeät toiminnot ovat vain parin napautuksen päässä. Lisäksi sovellus tukee useita kieliä, mikä tekee siitä saavutettavan laajalle käyttäjäkunnalle.

Toinen mainitsemisen arvoinen ominaisuus on integrointi muiden sovellusten kanssa, kuten kalenterin ja sähköpostin. Näin voit synkronoida matkoja ja muistutuksia helposti. Sovellus tukee myös pilvitallennusta, joten et koskaan menetä tietojasi, vaikka vaihtaisit laitetta.

Käyttäjäarviot ovat olleet pääasiassa positiivisia, ja monet ovat kiitelleet sovelluksen luotettavuutta ja tarkkuutta. Ainoana miinuksena on mainittu, että GPS-seuranta voi joskus kuluttaa akkua hieman enemmän, mutta tämä on pieni hinta siitä, että saat tarkkaa ja reaaliaikaista tietoa ajomatkoistasi.

Kaiken kaikkiaan, Vehicle Trip Logbook Tracker on loistava valinta kenelle tahansa, joka haluaa pitää hallussaan tarkkaa kirjanpitoa ajomatkoistaan ilman ylimääräistä stressiä. Se on luotettava, helppokäyttöinen ja täynnä hyödyllisiä ominaisuuksia. Jos olet koskaan tuskaillut ajopäiväkirjan pitämisen kanssa, tämä appi on juuri sinulle.